Sprendimas

Logistikos automatizavimas: reisų kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos

Automatizuojame transporto ir ekspedijavimo įmonių biuro darbą: programa suskaičiuoja kiekvieno reiso kilometrus ir kelių mokesčius, surenka sąskaitų PDF iš el. pašto dėžutės ir jų sumas suveda į mokesčių stulpelius. Toks logistikos automatizavimas veikia jūsų pačių Excel lentelėje, o įrašoma tik tai, ką patvirtina darbuotojas.

Kur transporto ar ekspedijavimo įmonės biuras gaišta laiką?

Transporto ar ekspedijavimo įmonės biuras laiką gaišta ten, kur turimi duomenys dar kartą įvedami ranka: iš žemėlapio, PDF sąskaitos ar el. laiško – į Excel lentelę.

Kiekvieno reiso kilometrai ranka skaičiuojami žemėlapyje, o privažiavimą nuo ankstesnio iškrovimo lengva pamiršti.
Kelių mokesčių tarifai keičiasi ir metų viduryje, todėl senesnį reisą reikia skaičiuoti pagal tuo metu galiojusį tarifą, o ne pagal dabartinį.
Jei atstumas skaičiuojamas tik iki pašto kodo centro, o ne iki tikrosios pakrovimo ar iškrovimo vietos, tokia paklaida lentelėje nematoma.
Užsakovo ar vežėjo PDF sąskaita į stulpelius perrašoma eilutė po eilutės, o įvedimo klaida paaiškėja tik sutikrinus bendrą sumą.
Sąskaitos ateina el. paštu: jas reikia surasti tarp kitų laiškų, išsaugoti ir patikrinti, ar ta pati sąskaita nebuvo atsiųsta dukart.
Prieš apmokant sunku greitai pamatyti, kuriems užsakymams lentelėje pažymėta prastova ar papildomas mokestis, o sąskaitoje to nėra.

Ką apima logistikos procesų automatizavimas?

Automatinis kilometrų ir kelių mokesčių skaičiavimas kiekvienam reisui

Darbuotojas pažymi reisus, o programa per maršrutų API suskaičiuoja atstumą ir kelių mokesčius. Į atstumą įskaičiuojamas privažiavimas nuo ankstesnio iškrovimo vietos, o mokesčiai skaičiuojami pagal reiso dieną galiojusį tarifą, todėl senesniam reisui dabartinis tarifas netaikomas.

Užsakovo ar vežėjo sąskaita – į mokesčių stulpelius

PDF sąskaita su tekstu (ne skenuota) skaitoma tiesiai iš dokumento, o sumos išskirstomos į lentelės mokesčių stulpelius prie tų užsakymų, kuriems jos priklauso. Rezultatą tikrina kontrolinė suma: visų mokesčių stulpelių suma turi sutapti su bendra sąskaitos suma iki cento.

Sąskaitos iš el. pašto dėžutės – be dublikatų

Programa pati surenka sąskaitų PDF iš nurodytos el. pašto dėžutės ir tos pačios sąskaitos neįtraukia pakartotinai. Nebereikia ranka išsaugoti PDF failų ir tikrinti, ar ta pati sąskaita nebuvo atsiųsta dukart.

Peržiūros sąrašas prieš apmokant

Suvedusi sąskaitą, programa parodo, ką verta patikrinti: užsakymus, kuriems lentelėje pažymėta prastova, o sąskaitoje už ją nesumokėta, ir papildomus mokesčius (pvz., už stovėjimo aikštelę), kurių toje sąskaitoje nėra. Tai signalai patikrai, o ne prarasti pinigai – dalis papildomų mokesčių gali būti apmokama vėliau, atskiru sąrašu.

Dirbame jūsų Excel lentelėje, ne naujoje sistemoje

Diegiant gatavą transporto valdymo sistemą (TMS) ar ERP modulį, į naują sistemą dažniausiai tenka perkelti visą darbą. Mes automatizuojame darbą jūsų Excel lentelėje, kurioje biuras jau dirba, o taisykles imame iš jūsų duomenų: užsakovų, vežėjų ir pačios lentelės. Ar duomenis per API galima perduoti ir į jūsų TMS, pasakome tik pamatę jos licenciją ir dokumentaciją.

Darbuotojas tikrina, o ne perrašo

Programa rašo tik į tuščius langelius, ranka įvestų reikšmių nekeičia, o prieš rašydama padaro atsarginę failo kopiją. Darbuotojai dirba toje pačioje lentelėje, tik duomenų nebeperrašinėja, o juos tikrina.

Kaip vienas reisas virsta įrašu lentelėje?

Darbuotojas pažymi reiso eilutę ir dešiniuoju pelės klavišu pasirenka veiksmą. Programa nustato maršrutą, suskaičiuoja kilometrus bei kelių mokesčius ir parodo, ką įrašys, o į lentelę rezultatas patenka tik darbuotojui patvirtinus.

Reisai
Adresai
Maršrutas
Kilometrai
Kelių mokesčiai
Excel

Dažnoms pakrovimo vietoms naudojamas koordinačių žinynas, nes skaičiuojant tik iki pašto kodo centro kilometrai gali nukrypti nuo tikrųjų. Jei eilutės negalima patikimai suskaičiuoti (pvz., faile nurodytos nelogiškos datos), programa jos nepildo ir paaiškina kodėl.

Kam tinka transporto įmonės automatizavimas, o kam – ne?

Verta, kai

Jūsų biuras kas savaitę ranka skaičiuoja reisų kilometrus ir kelių mokesčius arba perrašo sąskaitas į Excel.
Sąskaitos ateina PDF failais su tekstu (ne skenuotais vaizdais), o kiekvieno užsakovo ar vežėjo sąskaitų formatas nesikeičia.
Norite pasilikti pagrindinę lentelę, kad darbuotojams nereikėtų mokytis naujos programos.
Svarbu, kad kiekvienas skaičius būtų patikrinamas, o kiekvienas skirtumas – paaiškintas.

Neverta, kai

Ieškote maršrutų optimizavimo, transporto priemonių stebėjimo ar sandėlio robotizavimo – tai ne mūsų sritis: automatizuojame biuro darbą su duomenimis.
Darbas pasitaiko retai ir nėra našta – tada automatizuoti neverta.
Visą veiklą norite perkelti į naują TMS – tada rinkitės gatavą sistemą.
Reikalingų duomenų dokumentuose apskritai nėra (pvz., faktinio atvykimo laiko) – ko dokumente nėra, to programa neužpildys.

Ar tai jau veikia tikroje įmonėje?

Taip. Lietuvos logistikos įmonei sukūrėme tris automatizacijas, kurios veikia jos pačios Excel lentelėje. Bandyme programos rezultatai sutapo su ranka įvestais duomenimis, o sąskaitos suma – iki cento.

Visas atvejo aprašymas: Kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos – kliento Excel lentelėje →

Kaip vyksta projektas

01
Auditas
Randame procesą, kuris kainuoja daugiausiai.
02
Žemėlapis
Nubraižome, kas, kur ir kada vyksta.
03
Kūrimas
Sukuriame sprendimą ir jį išbandome.
04
Sujungimas
Prijungiame prie jūsų įrankių.
05
Automatizavimas
Paleidžiame – programa siūlo, žmogus patvirtina.
06
Matavimas
Matuojame laiką ir klaidas prieš ir po.

Pirmas žingsnis – nemokamas auditas: kartu randame procesą, kuris atima daugiausia laiko.

Dažni klausimai

Ar teks keisti TMS arba Excel lentelę?

Excel lentelės keisti paprastai nereikia. Į Excel įdiegiamas priedas, kurio meniu atsidaro dešiniuoju pelės klavišu. Priedas kreipiasi į programą, veikiančią tame pačiame kompiuteryje, o darbinė lentelė lieka paprastas Excel failas be makrokomandų. Lentelės išdėstymas atpažįstamas pagal stulpelių antraštes, todėl pervadintas failas ar nauja jo versija darbui netrukdo. Ar jūsų lentelei to pakanka, pasakome pamatę jos kopiją.

Jūsų TMS ar ERP sistemos nekeičiame. Jei ji turi API, galbūt duomenis pavyks perduoti ir į ją, tačiau tai patvirtiname tik pamatę jos licenciją ir dokumentaciją. Iki šiol mūsų sukurtos logistikos automatizacijos rašo į kliento Excel failą – kaip tai veikia, aprašėme straipsnyje apie Excel automatizavimą be naujos programos.

Nuo kurio logistikos darbo verta pradėti?

Automatizuoti verta pradėti nuo darbo, kuris kartojasi kas savaitę, turi aiškias taisykles ir kurio rezultatą galima patikrinti. Logistikos biure tai, pavyzdžiui, reisų kilometrų ir kelių mokesčių skaičiavimas arba užsakovo sąskaitos suvedimas, kurį tikrina kontrolinė suma.

Ne kiekvieną darbą verta automatizuoti: viename projekte dalies suvedimo sąmoningai neautomatizavome, nes įmonės vadovas įvertino, kad tai nėra našta. Kaip išsirinkti pirmą procesą, aprašėme straipsnyje apie tai, nuo ko pradėti automatizavimą.

Ar tai tinka mažam vežėjui?

Mažam vežėjui automatizavimas tinka, jei tas pats darbas atliekamas kas savaitę ir užima laiko: svarbu ne įmonės dydis, o tai, kaip dažnai darbas kartojasi. Jei reisų nedaug ir skaičiavimas ranka nėra našta, automatizuoti neverta – taip ir pasakome.

Per pirmąjį pokalbį klausiame, kuris darbas kartojasi, kas jį daro ir kiek valandų tai užima. Valandų skaičių pasakote jūs – mes jo nespėliojame.

Kas bus, jei maršrutų API ar PDF nuskaitymas suklys?

Maršrutų API ar PDF nuskaitymo klaidą turi pagauti patikra: kiekvienam automatiniam skaičiavimui taikoma sava kontrolinė taisyklė, kad klaida tyliai nepatektų į lentelę. Pavyzdžiui, suvedus sąskaitą, mokesčių stulpelių suma turi iki cento sutapti su bendra sąskaitos suma – būtent ši patikra dar prieš paleidimą sugavo mūsų pačių PDF nuskaitymo klaidą.

Jei programos ir rankinio skaičiavimo rezultatai labai skiriasi (pvz., maršrutų API grąžina keistą atstumą), to nenurašome atsitiktinumui – ieškome priežasties. Neatpažinta sąskaitos eilutė lieka matoma atskirame sąraše, o ne tyliai praleidžiama. Kodėl tai svarbu, aiškiname straipsnyje apie tylias automatizavimo klaidas.

Ar galėsime naudotis patys, be programuotojo?

Kasdieniam darbui programuotojas neturėtų būti reikalingas – pagal tai vertiname kiekvieną sprendimą: ar įmonės vadovas jį atsidarytų ir naudotų be kūrėjo pagalbos. Darbuotojai dirba toje pačioje Excel lentelėje: pasirenka veiksmą, peržiūri, ką programa siūlo įrašyti, ir patvirtina.

Kieno vardu registruojamas maršrutų API raktas?

Maršrutų API prenumerata ir raktas registruojami jūsų įmonės vardu. Už paslaugą mokama jūsų mokėjimo priemone, todėl tiekėjo sąskaitas gaunate tiesiogiai, o prieiga lieka jums.

Raktas laikomas kompiuterio aplinkos kintamuosiuose, o ne faile ar programos kode. Adresų koordinatės ir suskaičiuoti maršrutai saugomi vietiniame podėlyje – tai labiausiai sumažina mokamų užklausų skaičių.

Atstumui ir mokesčiams suskaičiuoti maršrutų API tiekėjui siunčiami pakrovimo ir iškrovimo adresai ar jų koordinatės, o sąskaitoms surinkti programai reikia prieigos prie nurodytos el. pašto dėžutės. Tai aptariame iš anksto.

Ar skaičiuojant naudojamas DI (AI)?

Ne – kalbos modelis skaičiavimuose nedalyvauja. Kilometrus ir kelių mokesčius grąžina maršrutų API, sumas programa skaičiuoja ir tikrina pagal aiškias taisykles, o PDF sąskaitos su tekstu skaitomos tiesiai iš dokumento, be teksto atpažinimo iš vaizdo (OCR). Ko programa nesupranta, tą palieka žmogui.

Kalbos modelis gali būti naudingas ten, kur reikia suprasti laisvos formos tekstą, pvz., užsakymo laišką – tai jau DI agentų sritis. Tada duomenys siunčiami debesijos DI paslaugos tiekėjui, todėl tai aptariame prieš pradėdami darbą.

Kiek kainuoja automatizuoti reisų ir sąskaitų darbą?

Fiksuotos kainos neskelbiame. Kainą įvardijame tik pamatę jūsų lentelę ir sąskaitų pavyzdžius, nes ją lemia, kiek užsakovų ir vežėjų sąskaitų formatų reikia aprašyti, kokios lentelės taisyklės ir kiek jose išimčių.

Be kūrimo darbų yra ir naudojimo išlaidų: maršrutų API prenumerata, kurią apmokate tiesiogiai jos tiekėjui.

Kiek laiko užtrunka toks projektas?

Projekto trukmė priklauso nuo to, kiek skirtingų sąskaitų formatų ir lentelės taisyklių reikia aprašyti, todėl terminą pasakome tik tada, kai aišku, ką tiksliai darysime.

Pirmą kartą sprendimas paleidžiamas tik su lentelės kopija: iš kopijos ištriname reikšmes, kurias programa turi atkurti, ji ištuštintus langelius užpildo, o rezultatą stulpelis po stulpelio lyginame su originalu. Su darbine lentele programa pradeda dirbti tik po tokio palyginimo.

Kas bus, kai atsiras naujas užsakovas ar vežėjas?

Naujas užsakovas ar vežėjas aprašomas atskiru profiliu – programos kodo keisti nereikia, jei jo sąskaitos yra PDF su tekstu, o ne skenuoti vaizdai. Bendras skaičiavimo branduolys nepriklauso nuo konkrečios įmonės taisyklių – jos laikomos žinynuose.

Kad nauji pakeitimai nesugadintų to, kas jau veikia, po kiekvieno kodo atnaujinimo automatiniai testai patikrina, ar rezultatai liko tokie patys.

Kuris reisų ar sąskaitų darbas jūsų biure kartojasi kas savaitę?

Per nemokamą auditą išsiaiškiname, iš kur ateina duomenys, kur jie turi atsidurti ir kur dažniausiai klystama. Tada pateikiame pirminį įvertinimą, ar šį darbą verta automatizuoti. Jei nuspręsite tęsti, pradžiai užteks vieno tipinio reiso ir jo sąskaitos failų kopijų – originalų nereikia. Kaip jas saugiai perduoti, aptariame pokalbio metu.