Pereiti prie turinio
Di Automatizacijos
Di Automatizacijos
SISTEMOS BŪSENA: VEIKIA
Sprendimas

Verslo procesų automatizavimas: duomenų nebereikia perrašinėti ranka

Verslo procesų automatizavimas reiškia, kad duomenis iš el. laiškų, PDF ir Excel nuskaito, patikrina ir suveda programa, o žmogus tik patvirtina. Tokius sprendimus 10–100 darbuotojų įmonėms kuriame ir paleidžiame patys, o naujos programos mokytis niekam nereikia. Pradedame nuo nemokamo audito – jūsų failų kopijos prireiks tik tada, jei nuspręsite tęsti.

01

Kodėl tie patys duomenys biure perrašomi kelis kartus?

Logistikos, didmeninės prekybos, statybinių medžiagų, medienos ar gamybos įmonių biuruose duomenys ateina el. laiškais, PDF ir Excel failais, o darbinė lentelė ar apskaitos programa jų pati nepasiima – todėl užsakymus, sąskaitas ir kainoraščius eilutė po eilutės perkelia žmogus, dažnai į kelias vietas.

  • Tas pats užsakymas perrašomas kelis kartus: iš laiško į Excel, paskui – į apskaitos programą.
  • Sąskaitų PDF tenka ieškoti pašto dėžutėje ir išsaugoti po vieną, o dublikatai paaiškėja per vėlai.
  • Sukeistas skaitmuo ar praleista eilutė pastebimi tik tada, kai sąskaita jau išrašyta ar apmokėta.
  • Kuo daugiau rankinių kopijų, tuo sunkiau pasakyti, kuri reikšmė teisinga.
  • Gatava sistema (TMS ar ERP modulis) dažniausiai reikalauja viską perkelti, nors kasdienis darbas vyksta Excel faile, prie kurio visi pripratę.
  • Kaip tvarkyti šiuos duomenis, žino tik keli žmonės, todėl jiems išėjus atostogų darbai kaupiasi.
02

Kokius administracinius procesus automatizuojame?

Duomenų suvedimas iš el. laiškų, PDF ir Excel

Programa nuskaito užsakymą, sąskaitą ar kainoraštį ir paskirsto reikšmes į tuos stulpelius, kuriuos dabar pildo žmogus. Aiškios struktūros PDF sąskaitas skaitome tiesiai iš dokumento teksto, be spėjimų, o ko programa nesupranta, tą palieka žmogui.

Sąskaitų PDF surinkimas iš pašto

Sąskaitų PDF priedai automatiškai surenkami iš pašto dėžutės į vieną vietą be dublikatų. Nebereikia ieškoti laiškų ir išsaugoti priedų po vieną.

Skaičiavimai pagal jūsų taisykles

Sumas, atstumus ir mokesčius skaičiuoja programa, o ne kalbos modelis: pagal jūsų įmonės taisykles ir tarifus, galiojusius užsakymo ar reiso dieną. Kiekvieną skaičiavimą tikrina atskira patikra, pavyzdžiui, kontrolinė suma.

Sutikrinimas ir patikros sąrašas

Suvedusi dokumentą, programa parodo, ką verta patikrinti prieš apmokant: pavyzdžiui, darbus, pažymėtus lentelėje, bet neįtrauktus į sąskaitą. Tai signalai žmogui, o ne savaime prarasti pinigai: dalis tokių darbų gali būti apmokėta vėliau.

El. laiškų rūšiavimas ir atsakymų juodraščiai

Laisvą tekstą skaito DI (AI): atpažįsta, ar laiškas – užsakymas, užklausa ar sąskaita, išrenka reikiamus duomenis ir paruošia atsakymo juodraštį. Laiško tekstas tam siunčiamas debesijos DI modeliui, todėl tai aptariame prieš pradėdami darbą. Be žmogaus patvirtinimo programa laiško už įmonės ribų išsiųsti negali – tai užtikrina kodas, o ne vien instrukcija modeliui.

Darbo eigos tarp žmonių ir sistemų

Darbo eigų (angl. workflow) automatizavimas reiškia, kad dokumentas, kurį reikia gauti, patikrinti, patvirtinti ir įrašyti, pats keliauja iš žingsnio į žingsnį, o žmogus įsitraukia tik ten, kur reikia jo sprendimo. Prisijungti prie sistemos, turinčios API, įmanoma, bet tai patvirtiname tik pamatę jos licenciją ir dokumentaciją.

03

Kaip atrodo automatizuotas sąskaitos suvedimas?

Sąskaita PDF formatu ateina el. paštu. Programa surenka ją iš pašto dėžutės kartu su kitomis sąskaitomis. Kai darbuotojas lentelėje pasirenka suvedimą, programa nuskaito sąskaitos eilutes bei sumas, patikrina, ar bendra suma sutampa su eilučių suma, ir parodo, ką įrašys į Excel. Reikšmės įrašomos tik darbuotojui patvirtinus ir tik į tuščius langelius, o prieš rašydama programa pasidaro atsarginę failo kopiją.

  1. El. laiškas / PDF
  2. Nuskaitymas
  3. Patikra
  4. Žmogus patvirtina
  5. Excel

Jei eilutės nepavyksta patikimai atpažinti, programa jos neįrašo, o parodo ją atskirame sąraše ir nurodo priežastį – jokia eilutė nedingsta tyliai. Automatizuojama didžioji rutininio darbo dalis, bet ne viskas: ko dokumente nėra, to programa neužpildys. Tai pasakome iš anksto.

04

Kada automatizuoti verta, o kada – ne?

Verta, kai

  • Tas pats darbas kartojasi kas savaitę ar dažniau ir atima nemažai darbuotojų laiko.
  • Dokumentai ateina panašios formos: tų pačių tiekėjų ar užsakovų sąskaitos, užsakymų laiškai, Excel failai.
  • Klaida kainuoja pinigus ar kliento pasitikėjimą, o pastebima per vėlai.
  • Norite toliau dirbti savo Excel faile, o ne kraustytis į naują sistemą.
  • Turite vieną tipinį atvejį, kurio failų kopiją galėtumėte parodyti, jei po audito nuspręstumėte tęsti – sprendimą parodome su jūsų pačių duomenimis, o ne su demonstraciniais.

Neverta, kai

  • Darbas pasitaiko retai, tad jį greičiau atlikti ranka nei aprašyti taisykles.
  • Rankinis darbas nėra našta – tada jo sąmoningai neautomatizuojame, net jei techniškai galėtume.
  • Reikiamų duomenų dokumente iš viso nėra (pvz., faktinių atvykimo laikų) – programa jų neatspės.
  • Tikitės, kad programa veiks visai be žmogaus patikros.
  • Procesas dar nenusistovėjęs ir kas mėnesį vyksta kitaip.
  • Reikia tik perkelti tiekėjų sąskaitas į apskaitos programą – tam gali pakakti gatavos sąskaitų nuskaitymo programos.
05

Ką parodė bandymas logistikos įmonėje?

Bandyme programos rezultatai sutapo su ranka įvestais duomenimis, o sąskaitos suma – iki cento. Visos trys šiai įmonei sukurtos automatizacijos veikia jos pačios Excel lentelėje.

Visas atvejo aprašymas: Kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos – kliento Excel lentelėje →
06

Kaip vyksta projektas

  1. 01

    Auditas

    Randame procesą, kuris kainuoja daugiausiai.

  2. 02

    Žemėlapis

    Nubraižome, kas, kur ir kada vyksta.

  3. 03

    Kūrimas

    Sukuriame sprendimą ir jį išbandome.

  4. 04

    Sujungimas

    Prijungiame prie jūsų įrankių.

  5. 05

    Automatizavimas

    Paleidžiame – programa siūlo, žmogus patvirtina.

  6. 06

    Matavimas

    Matuojame laiką ir klaidas prieš ir po.

Pirmas žingsnis – nemokamas auditas: kartu randame procesą, kuris atima daugiausia laiko.

07

Dažni klausimai

Kas yra verslo procesų automatizacija?

Verslo procesų automatizacija – tai pasikartojančio darbo perdavimas programai: ji pati paima duomenis iš el. laiškų, PDF ar Excel, juos patikrina ir įrašo ten, kur jų reikia, o žmogus prižiūri ir patvirtina. Biure tai pirmiausia administracinių procesų automatizavimas – užsakymų, sąskaitų ir ataskaitų tvarkymas be perrašymo.

Automatizavimas nebūtinai reiškia DI. Kur dokumentas turi aiškią struktūrą, patikimiau veikia taisyklės, o DI pravartus ten, kur tekstas laisvas, pavyzdžiui, kai kiekvienas klientas užsakymą rašo savaip.

Kokius procesus verta automatizuoti pirmiausia?

Pirmiausia verta automatizuoti procesus, kurie kartojasi kas savaitę, užima daug laiko ir turi aiškias taisykles, pavyzdžiui, duomenų perrašymą iš el. laiškų ar PDF į Excel. Ne kiekvieną rankinį darbą verta automatizuoti: jei vadovas mano, kad darbas nėra našta, jį paliekame žmonėms.

Kaip išsirinkti pirmą procesą ir kokius klausimus sau užduoti, aprašėme straipsnyje nuo ko pradėti automatizavimą.

Kuo skiriasi RPA ir DI automatizavimas?

RPA (robotizuotas procesų automatizavimas) kartoja žmogaus veiksmus ekrane pagal griežtas taisykles: spaudžia mygtukus, kopijuoja laukų reikšmes. DI automatizavimas supranta turinį – atpažįsta, kas parašyta laiške ar dokumente, net kai kiekvienas siuntėjas rašo savaip.

Kadangi RPA robotas kartoja veiksmus ekrane, jis gali sustoti, kai pasikeičia ekranas ar forma. DI gali suklysti, todėl jam neleidžiame skaičiuoti: sumas ir kiekius skaičiuoja programa pagal aiškias taisykles, o DI tik skaito, rūšiuoja ir rašo juodraščius.

Mūsų sprendimai nespaudžia mygtukų ekrane, o jungiasi tiesiai prie failo ar API. Lentelę jie atpažįsta pagal stulpelių antraštes, todėl pervadintas failas darbui netrukdo.

Kai DI turi ne tik skaityti, bet ir pats atlikti veiksmą, tai jau DI agentų sritis.

Ar galima prijungti mūsų ERP ar CRM sistemą?

ERP ar CRM sistemą prijungti įmanoma, jei ji turi API ir jos licencija tai leidžia. Konkrečiai sistemai atsakymą duodame tik pamatę jos licenciją ir dokumentaciją, todėl integracijos su sistema, kurios nematėme, iš anksto nežadame.

Kol kas mūsų įdiegti sprendimai rašo į kliento Excel failą, nes ten biuras ir taip dirba. Kodėl verta pradėti nuo esamo failo, rasite straipsnyje apie Excel automatizavimą be naujos programos.

Kaip patikrinate, ar programa neklysta?

Pirmą kartą sprendimą paleidžiame tik su jūsų lentelės kopija: ištriname reikšmes, kurias programa turi atkurti, ji jas užpildo, o rezultatą stulpelis po stulpelio lyginame su tuo, ką buvo įvedę žmonės. Toks palyginimas gali parodyti ir rankinio perrašymo klaidų.

Kiekvienam automatiniam skaičiavimui turime atskirą patikrą. Pavyzdžiui, sąskaitos suma turi iki cento sutapti su eilučių suma. Tokia patikra dar prieš paleidimą aptiko tylią mūsų pačių PDF nuskaitymo klaidą. Kaip pastebėti tylias automatizavimo klaidas, kai sistema rodo, kad viskas gerai, aprašėme atskirai.

Pakeitus kodą, automatiniai testai kaskart patikrina, ar rezultatai nepasikeitė.

Ar automatizavimas pakeis darbuotojus?

Automatizavimas darbuotojų nepakeičia – jie tampa tikrintojais: dirba toje pačioje lentelėje, tik duomenų nebeperrašinėja. Programa parodo, ką įrašys, o žmogus patvirtina.

Be žmogaus patvirtinimo programa į lentelę nerašo – tai užtikrina pats programos kodas. Ranka įvestų reikšmių ji neperrašo ir pildo tik tuščius langelius.

Kur keliauja mūsų duomenys?

Kur keliauja duomenys, priklauso nuo sprendimo, todėl tai aptariame prieš pradėdami darbą. Mūsų Excel sprendime skaičiavimo variklis veikia jūsų kompiuteryje ir priima užklausas tik iš to paties kompiuterio. API raktai laikomi aplinkos kintamuosiuose, o ne faile ar kode.

Jei sprendimas naudoja išorinę paslaugą, pavyzdžiui, maršrutų API ar debesijos DI modelį, tai paslaugai siunčiami duomenys, kurių reikia užklausai: adresai ar laiško tekstas. Kai kurie DI teikėjai duomenis apdoroja ir už ES ribų, pavyzdžiui, JAV, todėl tai pasakome iš anksto. Aiškios struktūros PDF sąskaitas skaitome tiesiai iš dokumento teksto, be kalbos modelio.

Kiek kainuoja ir kiek trunka procesų automatizavimas?

Procesų automatizavimo kaina ir trukmė priklauso nuo apimties: kiek yra dokumentų tipų, iš kur ateina duomenys, kur jie turi atsidurti ir ar reikia jungtis prie kitų sistemų. Todėl fiksuotų kainų ir terminų neskelbiame – juos įvardijame tik tada, kai aišku, ką tiksliai darysime.

Pradedame nuo nemokamo audito: išsirenkame vieną procesą ir pateikiame pirminį įvertinimą, ar jį verta automatizuoti. Tikslių sutaupymų iš anksto nežadame: kiek laiko darbas užima dabar, pasakote jūs, o tikrąjį pokytį galima įvertinti tik tada, kai sprendimas veikia kasdieniame darbe.

Jei sprendimas naudoja mokamą maršrutų API paslaugą, jos prenumerata registruojama jūsų įmonės vardu, todėl matote tikrąsias jos išlaidas. Dėl kitų mokamų paslaugų, pavyzdžiui, debesijos DI modelio, susitariame iš anksto.

08

Kokius duomenis jūsų biuras vis dar perrašo ranka?

Aprašykite vieną procesą. Per nemokamą auditą pateikiame pirminį įvertinimą, ar jį verta automatizuoti, ir susitariame dėl vieno konkretaus tolesnio žingsnio.