Kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos – kliento Excel lentelėje

Darbuotojas dirba toje pačioje Excel lentelėje kaip ir anksčiau, todėl naujos programos mokytis nereikėjo. Jis pažymi eilutes, dešiniuoju pelės klavišu pasirenka veiksmą, pamato, ką programa įrašys, ir tik tada patvirtina. Be žmogaus patvirtinimo programa į lentelę nieko nerašo.

• Tik tušti langeliai. Programa rašo tik į tuščius langelius ir ranka įvestų reikšmių neperrašo.
• Atsarginė kopija. Prieš rašydama programa pasidaro failo atsarginę kopiją.
• Į atidarytą failą – tik per Excel. Kai darbuotojas dirba atidarytoje lentelėje, patvirtintą rezultatą į ją įrašo Excel priedas. Jei rezultatą reikia įrašyti tiesiai į failą diske, o tas failas tuo metu atidarytas, programa nieko neįrašo.
• Atpažinimas pagal antraštes. Lentelės išdėstymas nustatomas pagal stulpelių antraštes, ne pagal failo pavadinimą, todėl pervadintas failas ar nauja jo versija darbui netrukdo.

Darbinė lentelė lieka paprastas Excel failas be makrokomandų: visos skaičiavimo taisyklės laikomos vietiniame variklyje tame pačiame kompiuteryje, o Excel priedas tik perduoda jam lapo duomenis ir įrašo patvirtintą rezultatą. Ką suskaičiuoja ar suveda programa, to darbuotojams nebereikia perrašinėti – jie rezultatą tikrina. Kodėl renkamės tokį būdą, plačiau rašome straipsnyje apie Excel automatizavimą be naujos programos.

Kilometrai ir kelių mokesčiai. Pažymėtiems reisams programa apskaičiuoja maršruto kilometrus ir kelių mokesčius, įskaitant privažiavimą nuo ankstesnio iškrovimo vietos. Mokesčiai skaičiuojami pagal reiso datą, nes tarifai keičiasi ir metų viduryje – taip nutiko ir projekto metu. Atstumas, skaičiuojamas tik pagal pašto kodo centrą, gali nukrypti nuo tikrojo, todėl dažnoms pakrovimo vietoms naudojamas tikslių adresų žinynas.

Užsakovo sąskaitos suvedimas. Sąskaitos PDF programa skaito tiesiai iš dokumento teksto, be teksto atpažinimo iš vaizdo (OCR) ir be kalbos modelio spėjimų. Sumas ji suveda į lentelės mokesčių stulpelius. Tada tikrinama kontrolinė suma: bendra sąskaitos suma turi sutapti su visų mokesčių stulpelių suma. Eilutė, kurios programa neatpažino, nedingsta – ji lieka matoma atskirame sąraše, o ką su ja daryti, sprendžia žmogus.

Sąskaitų surinkimas iš pašto. Programa automatiškai surenka sąskaitų PDF iš pašto dėžutės ir atsijoja dublikatus, todėl ta pati sąskaita į darbą nepatenka du kartus.

Suvedusi sąskaitą, programa parodo, ką verta patikrinti prieš apmokant: užsakymus, kuriuose lentelėje pažymėta prastova, o sąskaitoje už ją nesumokėta, ir priedus, kurių toje sąskaitoje nėra. Tai signalai patikrai, o ne prarasti pinigai – dalis priedų gali būti apmokėta vėliau, kitu sąrašu.

Kontrolinė suma – ne formalumas. Dar prieš paleidimą ji sugavo tylią klaidą mūsų pačių PDF nuskaitymo kode – ne sąskaitoje ir ne kliento duomenyse. Programa klaidos neparodė – ją išdavė tik nesutampanti suma. Todėl dabar kiekviena sąskaita tikrinama iki cento. Kaip veikia toks patikrinimas, aprašėme straipsnyje apie kontrolinę sumą automatizacijoje.

Prieš paleisdami sprendimą, jį patikrinome visos darbinės lentelės kopijoje. Ištrynėme reikšmes, kurias programa gali atkurti, ir leidome jai užpildyti tuščius langelius. Tada rezultatą stulpelis po stulpelio palyginome su tuo, ką anksčiau ranka įvedė darbuotojai. Kiekvienas langelis pateko į vieną iš keturių grupių:

• sutampa – programos reikšmė tokia pati kaip ranka įvesta;
• vertė skiriasi – reikšmė kita, todėl ieškome priežasties;
• tipas skiriasi – reikšmė ta pati, bet kito tipo, pavyzdžiui, data įrašyta kaip tekstas;
• nelyginta – nėra su kuo palyginti arba programa langelio sąmoningai nepildė.

Eilučių, kurių negalima patikimai suskaičiuoti (pavyzdžiui, kai faile nelogiškos datos), programa nepildo ir nurodo priežastį. Po kiekvieno kodo pakeitimo automatiniai testai patikrina, ar rezultatai nepasikeitė, o atskiras testas – ar nė viena sąskaitos eilutė nedingsta tyliai. Pirmą kartą sprendimą paleidžiame tik su lentelės kopija, ne su originalu.

Automatizavome ne viską. Dalį suvedimo sąmoningai palikome rankiniam darbui: įmonės vadovas įvertino, kad tai nėra našta. Automatizuoti verta tai, kas iš tiesų kartojasi ir atima laiko. Ko dokumentuose nėra, pavyzdžiui, faktinių atvykimo laikų, to programa neužpildys – tai sakome iš anksto. Ką tokiu būdu galima automatizuoti jūsų įmonėje, aprašėme puslapyje apie logistikos procesų automatizavimą.