Sprendimas

Nemokamas automatizavimo auditas: ar jūsų procesą verta automatizuoti

Nemokamas auditas – tai DI (AI) konsultacija dėl vieno pasikartojančio jūsų biuro darbo, pavyzdžiui, duomenų perrašymo iš el. laiškų, PDF ar Excel. Išsiaiškiname, kiek laiko tas darbas užima ir ar jį verta automatizuoti – atsakymas gali būti ir „neverta“.

Kodėl sunku įvertinti, ar procesą apsimoka automatizuoti?

Sunku todėl, kad kaip rutina atrodo daug darbų, o automatizuoti verta tik tuos, kurie iš tiesų kartojasi ir kainuoja laiko.

Neaišku, kiek valandų per savaitę užima duomenų perrašymas iš el. pašto, PDF ir Excel.
Duomenys ateina skirtingais formatais, todėl atrodo, kad automatiškai jų suvesti neįmanoma.
Rankinio perrašymo klaidos pastebimos vėlai – kai sąskaita jau išsiųsta ar apmokėta.
Gatava TMS ar ERP sistema dažniausiai reikalauja viską perkelti į naują programą.
Pagrindinį failą vienu metu redaguoja keli žmonės, o senų makrokomandų niekas nebeprižiūri.
Demonstracija su pavyzdiniais duomenimis neparodo, ar sprendimas veiks su jūsų failu.

Ką išsiaiškiname per auditą?

Kuris darbas kartojasi ir kiek jis kainuoja

Išsiaiškiname, kuris darbas kartojasi kas savaitę, kas jį daro ir kiek valandų jis užima. Valandų skaičių pasakote jūs – mes jo nespėliojame.

Iš kur ateina duomenys ir kur turi atsidurti

Klausiame, iš kur ateina duomenys – el. laiškai, PDF sąskaitos, Excel lentelės – ir į kurią lentelę ar sistemą turi būti įrašytas rezultatas. Taip pat aptariame, ar formatai vienodi: kuo mažiau skirtingų šablonų, tuo paprastesnis sprendimas, nes kiekvienam kitokiam formatui reikia savo aprašo.

Kur klystama ir kada tai pastebima

Klausiame, kur dažniausiai klystama ir kada klaida pastebima, nes nuo to priklauso, kokios patikros reikia. Pavyzdžiui, suvestų sąskaitos eilučių suma turi sutapti su bendra sąskaitos suma – tokia kontrolinė suma dar prieš paleidimą aptiko mūsų pačių PDF nuskaitymo klaidą.

Kur laikomas failas ir kas jį redaguoja

Išsiaiškiname, kur laikomas pagrindinis failas (kompiuteryje, tinklo diske, OneDrive ar SharePoint), kiek žmonių jame dirba vienu metu ir kas prižiūri esamas makrokomandas. Nuo to priklauso, kaip saugiai įrašyti rezultatą: pavyzdžiui, mūsų programa prieš rašydama į Excel failą sukuria atsarginę kopiją, o į tuo metu atidarytą failą nerašo.

Kokios sistemos turi API ir kieno vardu išduotos licencijos

Integraciją su ERP, CRM ar kita sistema vertiname tik pamatę jos licenciją ir API dokumentaciją, todėl apie tai klausiame iš karto. Mokamų API prenumeratas ir raktus siūlome registruoti jūsų įmonės vardu.

Ar apskritai reikia DI?

Ne visada. Struktūrinę (ne skenuotą) PDF sąskaitą galima nuskaityti tiesiai iš jos teksto, be kalbos modelio spėjimų. Kiekius ir sumas taip pat turi skaičiuoti programa pagal tikslias taisykles, ne modelis. Kur DI reikia, iš anksto pasakome, kokie duomenys bus siunčiami debesijos DI modelio teikėjui ir kad jie gali būti apdorojami už ES ribų.

Kaip vyksta auditas – nuo užklausos iki kito žingsnio?

Auditas – tai trumpa užklausa, pokalbis ir pirminis įvertinimas, po kurio sutariame, ką daryti toliau. Užklausos formoje parašote, kokią sritį norite pagerinti, kas atima daugiausiai laiko ir kokias sistemas naudojate. Pokalbį veda Lukas Bagdevičius – tas pats žmogus, kuris vėliau kurtų sprendimą. Jei pokalbyje paaiškėja, kad automatizuoti verta, ir nusprendžiate tęsti, kitas žingsnis gali būti vieno tipinio atvejo failų kopija: pagal ją įvertiname, kurią darbo dalį galima perduoti programai. Kalbame valandomis ir pinigais, o ne techniniais terminais: vietoj žodžio „parseris“ sakome „nuskaito PDF“.

Užklausa
Pokalbis
Pirminis įvertinimas
Verta ar neverta
Kitas žingsnis

Kai pereiname prie sprendimo, jį rodome ekrane su jūsų pačių failų kopija, o ne pasakojame apie jį ar demonstruojame su pavyzdiniais duomenimis. Kiekvieną pokalbį baigiame susitarę dėl vieno konkretaus tolesnio žingsnio ir jo datos.

Kam šis auditas naudingas, o kam – ne?

Verta, kai

Tas pats darbas kartojasi kas savaitę ar dažniau, o jūs galite pasakyti, kiek valandų jis užima.
Duomenys ateina el. paštu, PDF ar Excel failais ir ranka perrašomi į lentelę ar sistemą.
Dokumentai pasikartoja: tie patys siuntėjai, panašūs šablonai.
Klaidos kainuoja pinigų ir pastebimos per vėlai.
Nusprendę tęsti, galite atsiųsti vieno tipinio atvejo failų kopiją.

Neverta, kai

Reikia bendros DI strategijos, o ne konkretaus proceso sprendimo.
Norite išmokyti darbuotojus dirbti su ChatGPT.
Reikia teisinės išvados, ar atitinkate Dirbtinio intelekto akto (AI Act) reikalavimus.
Darbas vienkartinis ir nesikartos.
Darbas užima mažai laiko ir komandai nėra našta.

Kaip toks automatizavimas atrodė logistikos įmonėje?

Logistikos įmonei sukūrėme tris automatizacijas jos pačios Excel lentelėje – darbuotojams nereikėjo mokytis naujos programos. Bandyme programos rezultatai sutapo su ranka įvestais duomenimis, o sąskaitos suma – iki cento.

Visas atvejo aprašymas: Kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos – kliento Excel lentelėje →

Kaip vyksta projektas

01
Auditas
Randame procesą, kuris kainuoja daugiausiai.
02
Žemėlapis
Nubraižome, kas, kur ir kada vyksta.
03
Kūrimas
Sukuriame sprendimą ir jį išbandome.
04
Sujungimas
Prijungiame prie jūsų įrankių.
05
Automatizavimas
Paleidžiame – programa siūlo, žmogus patvirtina.
06
Matavimas
Matuojame laiką ir klaidas prieš ir po.

Pirmas žingsnis – nemokamas auditas: kartu randame procesą, kuris atima daugiausia laiko.

Dažni klausimai

Ar auditas tikrai nemokamas ir ką gausiu?

Taip – už pokalbį ir pirminį jūsų proceso įvertinimą nemokate. Tai jūsų niekuo neįpareigoja.

Gausite pirminį atsakymą, ar procesą verta automatizuoti, ir vieną konkretų tolesnį žingsnį. Jei atsakymui trūksta duomenų, pavyzdžiui, sistemos API dokumentacijos, pasakome, ko dar reikia.

Ko dokumentuose nėra, to programa neužpildys – tai pasakome iš anksto. Tikslių sutaupymų iš vienos savaitės duomenų nežadame: tai būtų ekstrapoliacija, o ne skaičiavimas.

Ką reikia paruošti prieš auditą?

Pokalbiui pakanka žinoti, kuris darbas kartojasi ir kas jį daro. Jei nuspręsite tęsti, užteks vieno tipinio atvejo failų kopijos – pavyzdžiui, Excel lentelės ir PDF ar laiškų, iš kurių ji pildoma.

Pravartu iš anksto pasidomėti, kiek valandų per savaitę šis darbas užima, kur laikomas pagrindinis failas ir kieno vardu išduotos jūsų naudojamų sistemų licencijos. Nereikia nei pristatymų, nei techninių aprašymų, nei programavimo žinių – užtenka kelių sakinių užklausos formoje.

Ar auditui reikia originalių failų ir juose esančių asmens duomenų?

Ne. Pokalbiui ir pirminiam įvertinimui failų nereikia – užtenka jūsų pasakojimo apie darbą.

Failų kopijos prireiks, tik jei nuspręsite tęsti: tada vertinsime jūsų pačių duomenis, o ne pavyzdinius. Originalų nereikia – jie lieka pas jus nepakeisti.

Asmens duomenis (vardus, telefonų numerius, el. pašto adresus) ir kitą informaciją, kurios vertinimui nereikia, iš kopijos geriau pašalinti arba pakeisti išgalvotomis reikšmėmis. Svarbu, kad liktų stulpelių antraštės ir keli tipiniai įrašai.

Ir vėliau, kai sprendimas jau sukurtas, pirmą kartą jį paleidžiame tik su jūsų lentelės kopija.

Kas vyksta po audito?

Po audito turite vieną konkretų tolesnį žingsnį su data, o ar jį žengti, sprendžiate jūs.

Jei automatizavimas apsimoka, tas žingsnis gali būti, pavyzdžiui, vieno tipinio atvejo failų kopija, prieiga prie sistemos API dokumentacijos arba susitarimas dėl darbų apimties ir kainos. Toliau dirbame etapais: žemėlapis, kūrimas, sujungimas ir automatizavimas.

Jei neverta – tai ir pasakome.

Kiek kainuoja ir kiek trunka automatizavimas po audito?

Kainą ir trukmę pasakome tik tada, kai jau matėme jūsų failus ir sistemas ir žinome, kurią proceso dalį perims programa – iki tol bet koks skaičius būtų spėjimas.

Jas daugiausia lemia, kiek skirtingų dokumentų formatų reikia apdoroti, prie kokių sistemų jungtis ir kiek išimčių turi jūsų taisyklės. Dėl darbų apimties ir kainos sutariame prieš pradėdami.

Ar galite atsakyti, kad automatizuoti neverta?

Taip – „neverta“ yra toks pat sąžiningas audito rezultatas kaip „verta“.

Ne kiekvieną rankinį darbą verta automatizuoti: viename projekte dalies suvedimo sąmoningai neautomatizavome, nes įmonės vadovas įvertino, kad tai nėra našta.

Neverta, kai darbas užima mažai laiko, kartojasi retai, kiekvieną kartą atrodo kitaip arba rezultatui reikalingų duomenų nėra jokiame dokumente. Kaip išsirinkti pirmą procesą automatizavimui, paaiškinome straipsnyje nuo ko pradėti automatizavimą.

Kuo šis auditas skiriasi nuo DI strategijos ar mokymų?

Šis auditas skirtas vienam konkrečiam procesui: ką ir kaip automatizuoti jūsų darbe su el. paštu, PDF ar Excel. Rezultatas – atsakymas apie tą procesą, o ne bendras DI planas visai įmonei.

Per auditą nerengiame bendros DI strategijos ir nemokome darbuotojų, o teisinių konsultacijų dėl Dirbtinio intelekto akto neteikiame. Jei ieškote būtent to, šis auditas jums netiks.

Ar sprendimą galima sujungti su mūsų ERP ar CRM?

Sujungti įmanoma, jei sistema turi API ir jos licencija leidžia jį naudoti. Tai patvirtiname tik pamatę licenciją ir API dokumentaciją, o integracijos su sistema, kurios dokumentacijos nematėme, iš anksto nežadame.

Kol kas mūsų įdiegti sprendimai rezultatą įrašo į kliento Excel lentelę: darbuotojai dirba tame pačiame faile, tik nebeperrašinėja duomenų ranka. Kaip veikia Excel automatizavimas be naujos programos, aprašėme atskirai, o ar jūsų atveju reikia jungtis prie ERP ar CRM, išsiaiškiname per auditą.

Turite darbą, kuris kartojasi kas savaitę?

Aprašykite jį keliais sakiniais. Pokalbyje aptarsime, ar ir kaip jį automatizuoti, ir sutarsime dėl vieno konkretaus tolesnio žingsnio.