Nuo ko pradėti automatizavimą įmonėje: vienas procesas, ne strategija

Versle galima automatizuoti pasikartojantį biuro darbą su aiškiomis taisyklėmis – ypač kai tie patys duomenys ranka perrašomi iš el. laiškų, PDF ir Excel failų į kitą lentelę ar sistemą. Pavyzdžiui, logistikos, didmeninės prekybos, statybinių medžiagų, medienos ar nedidelės gamybos įmonės biure tai gali būti tokie darbai:

• Užsakymų suvedimas iš el. laiškų – klientas atsiunčia užsakymą laiške ar prisegtame faile, o vadybininkas jį perrašo į Excel ar ERP.
• Sąskaitų suvedimas iš PDF – tiekėjo ar užsakovo sąskaitos eilutės perrašomos į lentelę ir sutikrinamos su užsakymais.
• Kilometrų ir kelių mokesčių skaičiavimas – kiekvieno reiso atstumas ir mokesčiai skaičiuojami ranka, o tarifai gali pasikeisti ir metų viduryje.
• Dokumentų surinkimas iš pašto dėžutės – sąskaitos ir kiti prisegti failai po vieną išsaugomi aplankuose, o dublikatų ieškoma akimis.
• Kainoraščių ir likučių perkėlimas – tiekėjo Excel kainoraštis ar likučių sąrašas kaskart perkeliamas į įmonės lentelę ar sistemą.
• Pasikartojančios ataskaitos – kas savaitę ar mėnesį tie patys skaičiai surenkami iš kelių failų.

Tai tipiniai darbai, o ne rezultatų pažadas. Ar konkretų darbą verta automatizuoti, pirmiausia įvertiname pokalbyje, o galutinai tai parodo tik bandymas su jūsų failų kopija. Pavyzdys iš mūsų darbų – kilometrai, kelių mokesčiai ir sąskaitos logistikos įmonės Excel lentelėje: bandyme programos rezultatai sutapo su ranka įvestais duomenimis, o sąskaitos suma – iki cento.

Pirmiausia verta automatizuoti procesą, kuris kartojasi kas savaitę, turi aiškias taisykles, remiasi skaitmeniniais duomenimis, o jo klaidos brangiai kainuoja arba pastebimos per vėlai. Kuo daugiau šių kriterijų procesas atitinka, tuo jis tinkamesnis pradžiai.

Dar vienas klausimas – ar sprendimą žmonės iš tiesų naudos. Kiekvienam sprendimui taikome tą patį kriterijų: ar įmonės vadovas jį atsidarytų ir naudotų be kūrėjo pagalbos. Jei ne, geriau rinktis paprastesnį procesą ar sprendimą.

Kaip atrinktas procesas automatizuojamas nuo pirmo pokalbio iki paleidimo, aprašome puslapyje apie verslo procesų automatizavimą.

Pradėti verta nuo vieno proceso, nes tik dirbant su tikrais failais paaiškėja išimtys, formatų skirtumai ir tai, ko dokumentuose iš viso nėra. Bendra visos įmonės DI strategija šių dalykų neatskleidžia – juos parodo tik vienas veikiantis procesas, kurio rezultatą galima patikrinti skaičiais.

Antra priežastis – ne kiekvienam procesui reikia DI. Kai taisyklės aiškios, o suma turi sutapti iki cento, skaičiuoja įprasta programa, ne kalbos modelis: struktūrinė (ne skenuota) PDF sąskaita skaitoma tiesiai iš dokumento teksto, be spėjimų. DI pravarčiausias ten, kur reikia suprasti laisvą tekstą, pavyzdžiui, kliento laišką. Sumų skaičiuoti jam neleidžiame – tai daro programa, o modelis tik paaiškina rezultatą. Šį skirtumą plačiau aptariame straipsnyje kas yra DI agentas ir kuo jis skiriasi nuo automatizavimo.

Pagrindinė automatizavimo nauda – tai, kad tų pačių duomenų nebereikia perrašinėti ranka. Skaičiavimo taisyklės užrašytos programoje ir tikrinamos automatiniais testais, o ne laikomos vieno žmogaus galvoje. Žmonės iš proceso nedingsta: jie dirba toje pačioje lentelėje, tik tampa tikrintojais – peržiūri, ką programa įrašys, ir patvirtina.

Automatizavimas padeda ir laiku pastebėti, kas reikalauja žmogaus dėmesio. Pavyzdžiui, vienai logistikos įmonei sukurtas sprendimas, suvedęs užsakovo sąskaitą, parodo, ką verta patikrinti prieš apmokant: užsakymus, kuriuose lentelėje pažymėta prastova, o sąskaitoje už ją nesumokėta, ir priedus, kurių toje sąskaitoje nėra. Tai signalai patikrai, o ne savaime prarasti pinigai.

Kiek valandų tai sutaupys būtent jūsų įmonėje, iš anksto nežadame: kiek laiko darbas užima dabar, pasakote jūs, o pokytį parodys tik matavimas, kai sprendimas jau veiks.

Esamų sistemų keisti paprastai nereikia, o kasdieniam darbui atskira IT komanda nebūtina: automatizuojame ten, kur žmonės jau dirba. Tačiau diegiant gali prireikti administratoriaus teisių ir prieigų, pavyzdžiui, norint įdiegti Excel priedą darbuotojo kompiuteryje ar prijungti programą prie pašto dėžutės. Jei kompiuterius ir paštą administruoja IT paslaugų teikėjas, jį įtraukiame šiame etape.

Mūsų principas – darbuotojams nereikia mokytis naujos programos: duomenų suvedimo sprendimas veikia jų pačių Excel lentelėje. Gatava sistema, pavyzdžiui, TMS ar ERP modulis, paprastai reikalauja perkelti į ją visus duomenis ir kasdienį darbą, o sprendimas esamame faile kuriamas pagal konkrečios įmonės darbo tvarką. Kaip tai veikia, paaiškiname straipsnyje apie Excel automatizavimą be naujos programos.

Nuo pirmo pokalbio iki palaikymo bendraujate su Luku Bagdevičiumi – tuo pačiu žmogumi, kuris sprendimą kuria. Mokamų išorinių paslaugų prenumeratas siūlome registruoti jūsų įmonės vardu: pavyzdžiui, vienos logistikos įmonės projekte maršrutų API prenumerata ir raktas užregistruoti kliento vardu ir jo mokėjimo priemone.

Prieš automatizuojant verta atsakyti į šiuos klausimus – jie parodo, kaip procesas vyksta iš tikrųjų, o ne kaip jis aprašytas instrukcijoje. Juos užduodame per pažintinį pokalbį, bet atsakymus galite apgalvoti ir iš anksto:

• Kuris darbas kartojasi kas savaitę?
• Kas jį daro ir kiek valandų tai užima? Skaičių pasakote jūs – mes jo nespėliojame.
• Iš kur ateina duomenys ir kur jie turi atsidurti?
• Ar formatai vienodi, ar kiekvienas tiekėjas ir užsakovas siunčia savaip?
• Kur dažniausiai klystama ir kada klaida pastebima?
• Kur laikomas pagrindinis failas: kompiuteryje, tinklo diske, OneDrive ar SharePoint saugykloje?
• Kiek žmonių vienu metu dirba tame pačiame faile?
• Ar turite sistemų su API ir kieno vardu išduotos jų licencijos?
• Kas prižiūri esamas makrokomandas?

Paskutiniai klausimai atrodo techniniai, bet nuo jų priklauso, koks bus sprendimas: failas viename kompiuteryje ir failas tinklo diske, su kuriuo vienu metu dirba keli žmonės, automatizuojami skirtingai. Su vadovu kalbame apie valandas ir pinigus, be techninių terminų: vietoj „parseris“ sakome „nuskaito PDF“. Sukurtą sprendimą parodome ekrane, o ne tik apie jį pasakojame. Pokalbį baigiame susitarę dėl vieno konkretaus tolesnio žingsnio ir jo datos.

Neverta automatizuoti vienkartinio darbo, to, ko pats vadovas nelaiko našta, ir proceso, kuriam dar nėra sutartų taisyklių. Automatizuojame tai, kas iš tiesų kartojasi ir kainuoja laiko.

• Vienkartinis ar retas darbas. Jei užduotis pasitaiko kelis kartus per metus, sukurti ir prižiūrėti sprendimą gali užtrukti ilgiau nei atlikti darbą ranka.
• Darbas, kuris nevargina. Viename projekte dalies suvedimo sąmoningai neautomatizavome – įmonės vadovas įvertino, kad tai nėra našta.
• Duomenys, kurių nėra dokumentuose. Ko dokumente nėra, pavyzdžiui, faktinių atvykimo laikų, to programa neužpildys. Tai pasakome iš anksto.
• Procesas be sutartų taisyklių. Jei kiekvienas darbuotojas tą patį dokumentą tvarko savaip, pirmiausia reikia susitarti dėl taisyklių – programa jų nesugalvos.

Net tinkamame procese automatizuojame ne viską. Jei eilutės negalima patikimai suskaičiuoti, programa jos nepildo ir paaiškina kodėl, o neatpažinta sąskaitos eilutė lieka matoma atskirame sąraše – niekas nedingsta be pėdsakų. Kodėl tai svarbu, rašome straipsnyje apie tylias automatizavimo klaidas.

Niekada nežadame to, ko negalime pagrįsti: visiško automatizavimo, tikslių sutaupymų iš vienos savaitės duomenų ir integracijos su sistema, kurios licencijos ir dokumentacijos dar nematėme. Jei tokius dalykus žada kas nors kitas, verta paklausti, kokiais duomenimis jis remiasi.

• Visiško automatizavimo. Žmogus lieka procese: be jo patvirtinimo programa į lentelę nerašo.
• Tikslių sutaupymų iš vienos savaitės duomenų. Vienos savaitės bandymas parodo, ar programa su tos savaitės duomenimis skaičiuoja teisingai, bet iš jo apskaičiuotas metinis sutaupymas būtų tik ekstrapoliacija.
• Integracijos su sistema, kurios nematėme. Ar sprendimą galima susieti su jūsų ERP, CRM ar kita sistema, kuri turi API, pasakome tik pamatę jos licenciją ir dokumentaciją. Iki šiol mūsų priduoti duomenų suvedimo sprendimai rašo duomenis į kliento Excel lentelę.
• Kad kiekvienas nesutapimas – prarasti pinigai. Dalis nesutapimų gali būti suvedimo klaidos, o kai kurie priedai, pavyzdžiui, už parkavimą, gali būti apmokami vėliau pagal atskirą sąrašą. Programa parodo, ką patikrinti, o sprendžia žmogus.
• Kad duomenys niekur nekeliauja. Jei sprendime naudojamas debesyje veikiantis DI modelis ar kita išorinė paslauga, pavyzdžiui, maršrutų API, jiems perduodami duomenys, kurių reikia užklausai apdoroti. Kai kurie DI teikėjai duomenis apdoroja ir už ES ribų: pavyzdžiui, tiesiogiai naudojant Claude API, apdorojimo vietos ES pasirinkti negalima. Tai pasakome prieš pradėdami, kad galėtumėte nuspręsti, kokius duomenis siųsti.

Pirmas praktinis žingsnis automatizuojant – išsirinkti vieną procesą ir trumpai jį aprašyti: kas tą darbą daro, iš kur ateina duomenys ir kur jie turi atsidurti. Per nemokamą auditą procesą aptariame pokalbyje, pateikiame pirminį įvertinimą, ar jį verta automatizuoti, ir pasiūlome vieną konkretų tolesnį žingsnį – tam failų nereikia. Jei nuspręsite tęsti, paprašysime vieno tipinio atvejo failų kopijos (ne originalo): sprendimą išbandysime ir parodysime su ja, o ne su demonstraciniais duomenimis, todėl matysite, kaip jis apdoroja tikras išimtis. Nuo kopijos iki kasdienio naudojimo darbas vyksta taip:

1. Imame vieno tipinio atvejo failų kopiją – pavyzdžiui, darbinę lentelę ir ją atitinkančias PDF sąskaitas – ir pagal ją užrašome programos skaičiavimo taisykles.
2. Kopijoje ištriname reikšmes, kurias programa turėtų atkurti, ir leidžiame jai jas užpildyti.
3. Programos įrašytas reikšmes stulpelis po stulpelio lyginame su anksčiau ranka įvestomis ir skirstome į keturias grupes: sutampa, vertė skiriasi, duomenų tipas skiriasi, nelyginta. Kiekvienam dideliam skirtumui ieškome priežasties.
4. Tik po to sprendimas pradedamas naudoti kasdieniame darbe: darbuotojas pažymi eilutes, pamato, ką programa įrašys, ir patvirtina. Programa rašo tik į tuščius langelius, o prieš rašydama pasidaro atsarginę kopiją.

Toks palyginimas kartais parodo ir klaidų, padarytų perrašant ranka. Tačiau klysti gali ir pati programa: kontrolinė suma dar prieš paleidimą aptiko tylią mūsų pačių PDF nuskaitymo klaidą. Todėl kiekvienam automatiniam skaičiavimui pridedame atskirą patikrą – sąskaitoms tai kontrolinė suma, kuri sutikrina sąskaitą iki cento.

Ką apima nemokamas auditas ir kas vyksta po jo, aprašome puslapyje apie nemokamą automatizavimo auditą.