Pereiti prie turinio
Di Automatizacijos
Di Automatizacijos
SISTEMOS BŪSENA: VEIKIA
Sprendimas

DI (AI) agentai verslui

DI agentai verslui gali perimti rankinį duomenų perrašymą didmeninės prekybos, statybinių medžiagų, logistikos ir gamybos įmonių biuruose: perskaito užsakymo laišką ar PDF, ištraukia eilutes, sutikrina jas su jūsų Excel lentele ir parengia atsakymo juodraštį. Išimtis sprendžia žmogus – be jo patvirtinimo agentas atsakymo klientui neišsiunčia.

01

Kodėl įprasta programa neapdoroja užsakymų iš laiškų?

Įprasta programa supranta tik pastovų formatą, o klientai užsakymus rašo kiekvienas savaip: vieni – laisvos formos laiške, kiti – PDF ar Excel priede. Todėl kas nors biure juos perrašo į Excel lentelę eilutę po eilutės.

  • Tas pats laiškas atidaromas kelis kartus: perskaityti, perrašyti, patikrinti, atsakyti.
  • Klaidingas prekės kodas ar matavimo vienetas gali paaiškėti tik tada, kai paskambina klientas.
  • Įprastas pokalbių robotas čia nepadeda: jis atsako į klausimus, bet užsakymo eilučių su jūsų lentele nesutikrina ir atsakymo juodraščio neparengia.
  • Nukopijuoti laišką į universalų DI pokalbių langą – dar vienas rankinis žingsnis, be to, kalbos modelis gali įtikinamai suklysti skaičiuodamas kiekius.
02

Kokius darbus gali perimti DI agentas?

Užsakymų ir laiškų agentas

Perskaito užsakymo laišką ar PDF priedą ir ištraukia reikiamus laukus: didmeninei prekybai – prekių kodus ir kiekius, statybinių medžiagų ar medienos tiekėjui – matmenis ir matavimo vienetus, ekspedicijai – pakrovimo ir iškrovimo vietas bei datas. Duomenis sutikrina su jūsų lentele ir tame pačiame susirašinėjime parengia atsakymo juodraštį. Išsiunčia žmogus – be jo patvirtinimo siuntimas techniškai neveikia. Pirmą kartą agentą paleidžiame tik su jūsų laiškų ir lentelės kopijomis.

Sąskaitų ir dokumentų nuskaitymas

Ne kiekvienam žingsniui reikia DI: struktūruotus PDF dokumentus skaitome tiesiai iš jų teksto, be kalbos modelio spėjimų. Kiekvieną sąskaitą tikriname kontroline suma, o neatpažinta eilutė ne praleidžiama tyliai, bet lieka matoma atskirame sąraše.

Svetainės pokalbių asistentas

Pokalbio pradžioje prisistato kaip DI ir atsako kliento kalba. Kainas ir likučius ima iš nuolat atnaujinamos lentelės, nuolaidų nežada, o kiekius skaičiuoja ne modelis, bet skaičiuoklė. Ko duomenyse nėra, to nepatvirtina – nukreipia į žmogų.

Balso agentas

Per pirmąsias dvi savo replikas prisistato kaip DI, o skaitmenis į žodžius iš anksto paverčia programa, nes kalbos modelis yra praleidęs telefono numerio nulį. Pasitikslinti agentas gali tik vienu pakartotiniu klausimu, o susitarimas laikomas įvykusiu tik tada, kai jį patvirtina kalendorius ar CRM. Kodėl laikomės šių taisyklių, išsamiau paaiškiname balso DI agento sistemos tipo aprašyme – tai pavyzdys, o ne kliento atvejis.

Vidinis žinių asistentas

Galimas sprendimas: agentas atsakytų į darbuotojų klausimus pagal įmonės vidaus taisykles ir dokumentus, pavyzdžiui, kaip įforminti prekės grąžinimą, o pokalbio pradžioje prisistatytų kaip DI. Verta jį kurti tik tada, kai dokumentai aktualūs ir aišku, kas juos atnaujina – tai aptariame audito pokalbyje.

03

Kaip DI agentas apdoroja užsakymo laišką?

Klientas atsiunčia laišką su PDF užsakymu: prekių kodai, kiekiai, matavimo vienetai, pristatymo data. DI agentas ištraukia eilutes, o programa jas palygina su jūsų Excel prekių sąrašu ir likučiais – kiekius ir sumas skaičiuoja ne kalbos modelis. Jei viskas sutampa, agentas tame pačiame susirašinėjime parengia patvirtinimo juodraštį, kurį vadybininkas peržiūri ir išsiunčia. Jei prekės kodo sąraše nėra ar kiekis neįprastas, agentas eilutę pažymi, o vadybininkas ją pataiso prieš išsiųsdamas atsakymą.

  1. Užsakymo laiškas
  2. Eilutės iš PDF
  3. Patikra su Excel
  4. Atsakymo juodraštis
  5. Žmogus patvirtina

Tai sistemos tipo pavyzdys, o ne kliento atvejis. Tą patį principą – be žmogaus patvirtinimo programa į lentelę nerašo – taikome ir logistikos įmonei sukurtose Excel automatizacijose.

04

Kada verta kurti DI agentą, o kada – ne?

Verta, kai

  • Kas savaitę ateina daug panašių laiškų – prekių užsakymų, paklausimų ar pervežimo užsakymų – ir jų duomenys perrašomi ranka.
  • Yra aiškus šaltinis, su kuriuo galima sutikrinti duomenis: prekių sąrašas, kainoraštis ar likučių lentelė.
  • Atsakymai klientams turi remtis tikrais jūsų duomenimis, o ne bendromis frazėmis.
  • Komanda nori dirbti savo pašte ir Excel lentelėse, o ne mokytis naujos programos.

Neverta, kai

  • Laiškų nedaug ir kiekvienas vis kitoks – žmogus juos sutvarkys greičiau, nei patikrintų agento darbą.
  • Norite, kad agentas be žmogaus spręstų dėl kainų, nuolaidų ar sutarčių sąlygų.
  • Darbą galima aprašyti vien taisyklėmis – tada kalbos modelio nereikia, užtenka verslo procesų automatizavimo.
  • Duomenys, su kuriais reikėtų sutikrinti užsakymus, išmėtyti po kelias pasenusias kopijas – pirmiausia reikia vieno patikimo šaltinio.
  • Tikitės, kad agentas užpildys ir tai, ko dokumente nėra, pavyzdžiui, faktinius atvykimo laikus.
05

Kaip vyksta projektas

  1. 01

    Auditas

    Randame procesą, kuris kainuoja daugiausiai.

  2. 02

    Žemėlapis

    Nubraižome, kas, kur ir kada vyksta.

  3. 03

    Kūrimas

    Sukuriame sprendimą ir jį išbandome.

  4. 04

    Sujungimas

    Prijungiame prie jūsų įrankių.

  5. 05

    Automatizavimas

    Paleidžiame – programa siūlo, žmogus patvirtina.

  6. 06

    Matavimas

    Matuojame laiką ir klaidas prieš ir po.

Pirmas žingsnis – nemokamas auditas: kartu randame procesą, kuris atima daugiausia laiko.

06

Dažni klausimai

Kas yra DI agentas ir kuo jis skiriasi nuo pokalbių roboto (angl. chatbot)?

DI agentas – programa, kuri pasitelkia kalbos modelį ir atlieka darbą: perskaito laišką, ištraukia duomenis, sutikrina juos su jūsų lentele ir parengia juodraštį ar įrašą. Pokalbių robotas tik atsako į klausimus pokalbio lange.

Agentas gali dirbti jūsų pašto dėžutėje, Excel lentelėje ar sistemoje, kuri turi API, o jo veiksmų ribas nustato kodas. Svetainės pokalbių asistentas gali būti vienas iš agento kanalų: jis pokalbio pradžioje prisistato kaip DI ir atsako tik pagal jūsų duomenis.

Sąvoką išsamiau aiškiname straipsnyje kas yra DI agentas ir kaip jis veikia.

Ar DI agentas gali dirbti su mūsų vidiniais dokumentais ir sistemomis?

Taip, jei aišku, iš kur duomenys ateina ir kur jie turi atsidurti: DI agentas gali skaityti laiškus, PDF ir Excel lenteles, o rezultatą įrašyti į jūsų failą.

Iki šiol mūsų priduotos automatizacijos rezultatus rašo į kliento Excel lentelę – kaip tai veikia, aiškiname straipsnyje apie Excel automatizavimą be naujos programos.

Agentą galima sujungti su ERP, CRM ar kita sistema, kuri turi API, bet tokią galimybę įvertiname tik pamatę sistemos licenciją ir dokumentaciją. Integracijos su sistema, kurios licencijos ir dokumentacijos dar nematėme, nežadame.

Ar DI agentas supranta lietuviškus laiškus ir pokalbius?

Taip, kalbos modeliai lietuvišką tekstą supranta, bet ar agentas teisingai supranta būtent jūsų laiškus, patikriname naudodami jūsų pačių tipinių laiškų kopijas, o ne demonstracinius duomenis. Prekės kodą ar kiekį, kurio nepavyksta sutikrinti su jūsų sąrašu, agentas pažymi ir palieka žmogui.

Pokalbių asistentas ir balso agentas pokalbio pradžioje prisistato kaip DI. Pokalbių asistentas atsako kliento kalba, nes vien lietuviškai atsakantis asistentas atstumdavo rusakalbius ir anglakalbius lankytojus. Balso agento lietuvišką tarimą tikriname klausydami garso: kalbos atpažinimas grąžina taisyklingą rašybą, todėl gražus pokalbio išrašas dar neįrodo, kad tarimas teisingas.

Ar DI agentas saugus?

DI agentas saugus tiek, kiek patikimos jo ribos, o jas turi nustatyti kodas, ne vien instrukcija modeliui. Užsakymų ir laiškų agentas gali skaityti, klasifikuoti ir rašyti juodraščius, bet be žmogaus patvirtinimo išsiųsti laiško už įmonės ribų techniškai negali.

Pokalbių asistentas ir balso agentas atsako patys, todėl jų ribos kitokios: pokalbio pradžioje jie prisistato kaip DI, pokalbių asistentas atsako tik pagal jūsų duomenis ir nuolaidų nežada, o balso agentui sakyti „susitarėme“ leidžiama tik esant tikram susitarimui.

Laiško ar lankytojo tekstą visada laikome nepatikimu: net jei laiške būtų įrašytas nurodymas agentui, išsiųsti atsakymo be žmogaus patvirtinimo agentas vis tiek negalėtų, o juodraštį prieš siunčiant perskaito žmogus. Kiekvieno mūsų kuriamo DI agento testuose yra scenarijus, kuriuo bandoma išgauti jo sistemines instrukcijas.

Svarbu ir tai, kad debesyje veikiantis kalbos modelis gauna apdorojamą tekstą, o jo teikėjas tą tekstą gali apdoroti ir už ES ribų. Laiškuose gali būti asmens duomenų, kuriems taikomas BDAR, todėl prieš kuriant agentą aptariame, kokie duomenys keliauja modelio teikėjui, kur jie apdorojami ir ko modeliui siųsti visai nereikia.

Ar DI agentas pakeis darbuotojus?

Ne, DI agentas darbuotojų nepakeičia – jie tampa tikrintojais: dirba tame pačiame pašte ir lentelėje, tik duomenų nebeperrašinėja ranka.

Agentas parengia duomenis ir juodraščius, o žmogus sprendžia išimtis: neatpažintą kodą, neįprastą kiekį ar kliento prašymą, kurio taisyklės nenumato. Ko dokumente nėra, to agentas neužpildys, ir tai pasakome iš anksto.

Kiek laiko užtrunka sukurti DI agentą?

DI agento kūrimo terminą įvardijame tik pamatę jūsų dokumentus ir sistemas: jis priklauso nuo to, kiek skirtingų formatų reikia atpažinti ir su kiek sistemų susijungti.

Pirmąją versiją paleidžiame su jūsų failų kopijomis: agentas tik siūlo, o žmogus tikrina kiekvieną rezultatą. Pirmiausia agento rezultatus palyginame su tuo, ką darbuotojai jau buvo įvedę ranka, ir tik tada leidžiame jam dirbti su naujais laiškais. Atsakymą už įmonės ribų ir toliau išsiunčia tik žmogus.

Kiek kainuoja DI agentas?

DI agento kainą įvardijame tik pamatę procesą, dokumentus ir sistemas – iki tol bet koks skaičius būtų spėjimas.

Kainą labiausiai lemia, kiek skirtingų dokumentų formatų reikia atpažinti, su kiek sistemų susijungti ir kiek išimčių turi procesas. Be kūrimo kainos reikia įvertinti ir naudojimo išlaidas: kalbos modelio ar kitų API mokesčius, kurie priklauso nuo apimties.

Per nemokamą auditą aptariame vieną jūsų procesą ir pateikiame pirminį įvertinimą, ar jį apskritai verta automatizuoti – atsakymas gali būti ir „ne“. Dokumentų kopijų prireiks tik tada, jei nuspręsite tęsti.

Ar privalu pranešti, kad pokalbį veda DI?

Taip, nuo 2026 m. rugpjūčio 2 d. taikomas Dirbtinio intelekto akto, t. y. Reglamento (ES) 2024/1689, 50 straipsnis: žmogus turi būti informuotas, kad bendrauja su DI sistema, nebent tai akivaizdu.

Mūsų kuriami DI kanalai – pokalbių asistentas ir balso agentas – pokalbio pradžioje prisistato kaip DI, o balso agentas tai pasako per pirmąsias dvi savo replikas. Prisistatymo sakinį įrašome į agento instrukcijas ir automatiškai tikriname, kad jis iš jų nedingtų.

Visą straipsnio tekstą skelbia Europos Komisija: DI akto 50 straipsnis (anglų k.).

07

Kokius laiškus jūsų biuras kas savaitę perrašo ranka?

Aprašykite vieną procesą – per nemokamą auditą kartu išsiaiškinsime, ką galėtų parengti DI agentas ir ką turėtų tikrinti žmogus, o tada pateiksime pirminį įvertinimą, ar jį apskritai verta automatizuoti. Tipinio laiško ar dokumento kopijos prireiks tik tada, jei nuspręsite tęsti.